Pourquoi Excel vous manque-t-il en matière d'approvisionnement?


Jusque récemment, Excel était l'outil principal du processus d'approvisionnement - vous pouvez l'aimer ou le détester mais ne pas en vivre sans. Dans de nombreux cas, cela reste la meilleure option pour faire le travail. Plus la société et le nombre de ses partenaires sont petits, plus il est efficace de suivre toutes les données dans quelques feuilles de calcul. Mais à mesure que l'entreprise grandit, le système auparavant efficace peut devenir un cauchemar avec des informations perdues, un gaspillage de temps et, en somme, un gaspillage d'argent. 


Dans cet article, nous vous expliquons comment Excel ne parvient pas à vous approvisionner et que vous pouvez faire pour que votre processus d’approvisionnement soit rétabli efficacement. 

Ce n'est pas excel, c'est toi

Ne vous méprenez pas, Excel est génial! De nombreux départements des achats aiment Excel et pour une bonne raison. Comme indiqué précédemment, lorsque le volume d’affaires est faible et que l’équipe des achats est petite, un tableur est fourni. le moyen le plus rapide et le plus confortable de rassembler quelques formules et d’analyser un ensemble de données faible à modéré.  


Excel semble aussi universel, car tout le monde en sait au moins un peu, tout le monde l’utilise dans une certaine mesure et les fichiers sont faciles à expliquer. Il est également simple de créer des formules personnalisées pour vos besoins spécifiques et de créer exactement le système dont vous avez besoin à ce moment-là. 


Et si tout échoue, vous pouvez vous sentir bien dans votre peau et dans votre jeu de tableur impeccable. Rien ne dit plus clairement «professionnel important» que la capacité de rédiger un labyrinthe de feuilles de calcul impressionnant et compliqué. 


Mais au fur et à mesure que l'ensemble de données s'agrandit, la solution, si simple auparavant, ne l'est plus du tout. Tenter de gérer des collaborations plus complexes, des ordres différents et des piles de données considérables avec une solution unique pourrait éventuellement coûter plus cher en erreurs, en pertes de temps et bien sûr en argent. 

Les temps changent

À mesure que votre entreprise se développe, les processus d'approvisionnement évoluent avec elle. Dans le même temps, les achats sont en pleine évolution. Les entreprises qui souhaitent rester compétitives et productives doivent maintenir leurs processus d'approvisionnement à jour. 


Les achats ne sont plus simplement une unité de coût que les comptables gèrent sur des feuilles de calcul poussiéreuses dans l’arrière-plan du bureau.

Les achats sont reconnus comme une priorité stratégique ayant un impact fondamental sur la réalisation des objectifs de l'entreprise. La numérisation des achats peut conduire à une 5-10% d'économies et une augmentation de 30-50% en efficacité.


Les principales raisons pour lesquelles les achats doivent passer au numérique, sont directement liées à la vitesse , Efficacité et précision .

  • Augmentation des données - plus vous devez gérer d’informations, plus il est difficile de suivre Excel.
  • Plus d'utilisateurs simultanés - plus les utilisateurs doivent travailler avec les données simultanément, plus il y a de place pour les erreurs. Les informations peuvent être perdues, dupliquées ou supprimées et une faute de frappe mineure peut déclencher une réaction en chaîne du chaos. Cela peut également conduire à plusieurs versions du même tableur qui ne s'additionnent pas - si la duplication est même remarquée.
  • Erreurs de saisie et de données - l'erreur est humaine et ce n'est pas une surprise que 88% des feuilles de calcul contenir des erreurs. La saisie manuelle des données est un coupable majeur et Excel ne peut détecter les incohérences dans les données, contrairement à de nombreux logiciels basés sur l'IA.
  • Besoin de réagir rapidement - de nombreuses activités quotidiennes nécessitent beaucoup de travail manuel avec des feuilles de calcul classiques, ce qui entraîne des retards et une inefficacité. Dans un logiciel automatisé, vous pouvez approuver les demandes et envoyer des réponses en quelques clics.
  • Garder tout le monde sur la même page (mais pas littéralement) - dans les grandes organisations, de nombreux départements doivent avoir accès à la même information et la maintenir à jour en permanence.
  • Accéder aux données actuelles - Les feuilles de calcul ne reflètent pas les activités quotidiennes sans effort supplémentaire. La mise à jour des informations sur les progrès réalisés n’est pas du tout faite ou constitue un travail manuel fastidieux. La seule efficacité consiste à faire perdre du temps aux employés et à les démotiver simultanément.
  • Relier diverses sources d'information - la coordination de différentes sources d’information pose les mêmes problèmes que la mise à jour des données en général. C'est le type de travail que les robots devraient prendre en charge - et aussi rapidement que possible.

Alors quoi utiliser à la place d'Excel? 

Si vous recherchez une avancée d’Excel, les ERP génériques ( Progiciel de Gestion Intégré logiciel) viennent à l'esprit. Malheureusement, si quelque chose prétend tout faire, il fait rarement quelque chose de bien.

En matière d’approvisionnement, les progiciels de gestion intégrés manquent de quelques qualités essentielles qui peuvent poser un problème aussi important que les inconvénients d’Excel. 

  • Les ERP ne sont pas destinés à l'achat - ils sont principalement destinés aux divisions principales d'une organisation, telles que les finances, la comptabilité, les ventes, le marketing et même les ressources humaines. Cependant, en ce qui concerne les achats, ils permettent principalement à l'utilisateur d'envoyer un ordre d'achat, et c'est à peu près tout.
  • Le développement sur mesure coûte cher - développer un ERP personnalisé pour une organisation spécifique est coûteux et entraîne davantage de maux de tête et de dépenses d'entretien. À long terme, quelques outils spécifiques bien sélectionnés et intégrés feront un meilleur travail avec moins de tracas.
  • Les modules d'approvisionnement en ligne sont compliqués et hostiles à l'utilisateur - Même si un progiciel de gestion intégrée dispose d'un module de passation électronique des marchés publics (ce qui est rare), il prend en charge des fonctions limitées et n'apporte pas l'efficacité et la rapidité que vous espériez.


Aujourd'hui, il existe une grande variété de solutions d'approvisionnement numériques spécialisées, toutes conçues spécifiquement pour répondre aux besoins en matière d'approvisionnement. Bien entendu, chaque organisation est unique en fonction de son contexte et de ses opérations. Par conséquent, pour bien correspondre, vous devez bien connaître vos besoins. 


Voici quelques exemples de logiciels et de plates-formes d’approvisionnement qui ont tous des atouts spécifiques. 


  • Freightender - the fastest-growing e-procurement platform in logistics that makes freight sourcing processes simple and efficient.
  • Source Basware à payer - promet 100% de dépenser la visibilité et l’agrégation des données financières sur l’ensemble de vos opérations sur une seule et même plate-forme;

Conclusion 

Dans toute entreprise, choisir les bons outils est un choix qui peut rapporter des intérêts ou être payant pendant des années.

Minimisez le chaos dans votre cycle d'approvisionnement, réduisez le nombre d'erreurs humaines et assurez la cohérence de vos processus avec le bon logiciel d'approvisionnement électronique. 


ProcurementFlow vous permet de: 

  • Travailler simultanément sur la même tâche avec toute l'équipe; 
  • Suivre les flux de collaboration en direct - toutes les dernières activités, questions et commentaires au même endroit; 
  • Communiquez avec les parties prenantes internes et externes - envoyez des courriels et capturez les réponses afin que tous les membres de l'équipe puissent rester en boucle; 
  • Transférer les demandes de différentes sources en un seul endroit 
  • Gérez les projets d'approvisionnement et consultez les derniers statuts et les utilisateurs affectés au niveau du poste. 

Faites votre flux d'approvisionnement avec nous!


Commençons!

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