Transformer les équipes d'approvisionnement en vedettes de l'approvisionnement

Transformer les équipes d'approvisionnement en vedettes de l'approvisionnement

Les acheteurs au sein des équipes d'approvisionnement sont des héros. Ils sont la pierre angulaire de chaque entreprise et pas une seule organisation reposant sur des fournisseurs et des sous-traitants ne peut fonctionner sans eux. 

Nous pouvons bien imaginer une situation où la production s'arrête parce qu'une pièce essentielle n'est pas livrée à temps. Cela peut se produire dans tous les secteurs et entraîner des perturbations commerciales, des pertes financières, de la frustration et des reproches.

Afin de faire des choses, vous devez acheter des choses!
Les quatre principales raisons des perturbations imputables aux achats
Les quatre principales raisons des perturbations imputables aux achats

Interactions innombrables avec les clients internes

Une journée dans la vie de l'équipe des achats commence généralement par une demande d'achat. Ceux-ci proviennent de divers demandeurs et par différents canaux. Les demandes les plus graves sont celles qui sont données à côté du refroidisseur d'eau et qui sont «étiquetées» comme urgentes. Celles-ci sont mauvaises car des détails importants risquent d’être omis et que ces demandes nécessitent généralement, à un stade ultérieur, davantage de précisions internes que celles qui parviennent automatiquement via MRP-run ou sont envoyés par écrit.

En moyenne, un acheteur reçoit 10 demandes par jour, soit 50 par semaine. Cela peut sembler peu important, mais chaque demande entraîne en moyenne 15 interactions et, dans de nombreux cas, l'envoi de la commande au fournisseur peut prendre plus d'une journée. Dix requêtes x 15 interactions = 300 interactions internes par jour, avec des détails à clarifier avant de valider le bon de commande.  

Canaux d’interaction typiques pour les achats:

  • Courriels.
  • Demandes d'achat sur papier.
  • Appels téléphoniques.
  • Chats.
  • Communication orale.
  • Post-it.
  • Commentaires.

La plupart des interactions se produisent avant que la commande d'achat soit envoyée au fournisseur (commande entrée dans ERP).
Ces interactions se produisent parce que les demandes d'achat et les flux d'approbation sont complexes et que les acheteurs doivent les transférer et les faire correspondre à des offres tierces (fournisseurs).

À la fin, le fournisseur doit convertir la commande reçue en une commande client interne, une commande de fabrication ou une tâche de service et assurer une livraison à temps et dans les conditions de qualité conformément au contrat client.

Outre le traitement des demandes et la validation du bon de commande, les équipes d'approvisionnement doivent effectuer plusieurs autres tâches. ceux-ci peuvent être répartis entre stratégique ou opérationnel Activités.

Stratégique

  • Planifier et mener des négociations avec les fournisseurs.
  • Décidez l'allocation du volume.
  • Créer et exécuter des événements RFP / RFI / RFQ.
  • Collaborez avec d'autres fonctions.
  • Exécuter et contribuer à des projets d'épargne.
  • Participez au développement de nouveaux produits / services.

Opérationnel

  • Traiter les demandes d'achat.
  • Libérer les bons de commande.
  • Obtenir des accusés de réception et des confirmations de commande fournisseur
  • Commande T & L (transport et logistique).
  • Surveiller et contrôler les niveaux de stocks.
  • Surveillez les indicateurs de performance clés des fournisseurs.
  • Traitement des factures.
  • Fournir des mises à jour de statut aux parties prenantes internes.
  • Lutte contre les incendies (en cas de retard de livraison ou de problèmes de qualité).

En fonction du nom des équipes, équipe de la chaîne d'approvisionnement , équipe d'approvisionnement ou équipe d'achat , les tâches varient également un peu. Vous trouverez un aperçu des différences entre la chaîne d'approvisionnement, les achats et les achats dans l'article suivant: Êtes-vous un responsable des achats, des achats ou de la chaîne d'approvisionnement? '

Cette liste n’est certes pas complète, mais elle montre que l’achat n’est pas simplement une fonction de service qui répond aveuglément à une demande. Au lieu de cela, il doit gérer la communication et travailler côte à côte avec toutes les autres fonctions. 

Quinze choses qui compliquent encore plus la vie de l'acheteur
Quinze choses qui compliquent encore plus la vie de l'acheteur

Trois étapes simples pour la transformation numérique du travail d'équipe en approvisionnement

La transformation numérique est un sujet brûlant dans les salles de conférence et chaque fonction a actuellement une stratégie numérique, ou du moins une vision, pour devenir plus numérique à l'avenir. La chaîne d'approvisionnement, y compris les achats et les achats, n'est pas différente. Alors que de nombreuses améliorations de processus se concentrent sur les données et divers algorithmes, ce qui permet de prendre de meilleures décisions, la plus grande transformation numérique aux effets immédiats peut en réalité être réalisée avec le travail d’équipe.

 Se concentrer sur des sujets tels que la collaboration, la participation précoce, la gestion visuelle et la vue d'ensemble des processus peut avoir un effet positif immédiat sur le travail d'équipe et stimuler la motivation des employés.

Les responsables des achats peuvent suivre trois étapes simples pour effectuer des transformations numériques au sein des équipes achats:

  1. Reconnaître le besoin de changement et identifier les domaines clés; créer un voyage numérique.
  2. Découvrez où il est possible d'obtenir des gains rapides et essayez de nouvelles solutions.
  3. Démontrer les résultats à la direction et accomplir, étape par étape, l’ensemble du parcours numérique.
Reconnaître le besoin de changement.
  • Pourquoi les membres de l'équipe sont-ils stressés et qu'est-ce qui cause une frustration interne ? L’utilisation de 5 Why analysis n’est pas une mauvaise idée pour identifier la véritable cause. AllAboutLean.com a écrit un bon aperçu de 5 Pourquoi la méthodologie .
  • Quelles sont les causes des perturbations de la livraison et pourquoi des erreurs humaines se produisent-elles?
Découvrez où il est possible d’obtenir des gains rapides et essayer de nouvelles solutions
  • Par exemple, il est possible de prendre un www. ProcurementFlow.com Démo de 14 jours.
  • Toutes les demandes d’achat peuvent être acheminées vers un seul tableau. Chaque demandeur recevra une mise à jour automatique du statut et l'équipe des achats pourra réduire considérablement les délais de rapport manuel.
  • Attribuez des tâches aux membres de l'équipe et effectuez des suivis automatiques.
  • Utilisez le comité des achats pour des réunions d'équipe rapides.
  • Toutes les communications sont capturées et tout le monde sait quelles sont les informations les plus récentes et les plus valides.
Montrer les résultats à la direction
  • Les économies, matérielles ou indirectes, doivent être présentées à la direction.
  • L'équipe des achats et des achats peut consacrer plus de temps au travail stratégique.
  • L'équipe des achats est un partenaire commercial égal à toutes les autres fonctions et doit toujours être impliquée tôt.
  • L'équipe est plus motivée et le taux de rotation du personnel diminue.

Mise en œuvre de nouvelles solutions, telles que ProcurementFlow.com et transformer les acheteurs en joueurs d’équipe passionnés est un changement de paradigme. Cette solution offre des méthodes de travail intuitives pour les achats et relie le processus à la communication. C'est un élément essentiel pour éviter les interruptions de livraison, gérer les interactions et les changements.

Outil de gestion de travail et de collaboration

ProcurementFlow.com   est un processus d’achat opérationnel, responsabilisant et renforcé par principales étapes d'approvisionnement - telles que la conservation des informations relatives aux fournisseurs dans un seul fichier   SRM (gestion de la relation fournisseur) système et maintien de la Processus RFI / RFP . La collaboration entre les différentes fonctions est une réalité et l’important est que tous les membres de l’équipe soient toujours sur la même page.

Commençons!

Streamline and automate Procurement

Construit par des gens d'approvisionnement

Plus rapide à bord

Aucune configuration • Aucune carte de crédit requise • Essai gratuit de 14 jours • Annuler à tout moment

DeutschFrançaisItalianoEspañolPortuguêsčeštinasuomi한국어PolskiالعربيةSloveneEnglish